システム開発の相談を受けていると、「要件定義の段階で話が前に進まなくなった」という声をよく耳にします。要件定義とは、「何を作るのか」「何のために作るのか」を文章や資料として確定させる工程のことです。家を建てる前の設計図にあたる作業で、ここが曖昧なままだと、後工程で手戻りや追加費用が発生しやすくなります。
本記事では、要件定義でつまずく会社に共通する原因を3つに絞って整理します。発注側の経営者や担当者が、社内で準備できることを中心にお伝えします。
原因1：「何に困っているか」より先に「どんな画面が欲しいか」から話し始めてしまう
多くの会社で最初に出てくるのは、「こういう画面がほしい」「ボタンをここに付けたい」といった機能の要望です。もちろん機能の話は大切ですが、課題そのものが整理されていないまま機能の話を進めると、開発者は何を優先すべきか判断できません。
たとえば「請求書をシステムで作りたい」という要望の裏には、「請求書の作成に毎月何時間もかかっている」「入力ミスで取引先に迷惑をかけた」といった本当の課題があるはずです。課題が分かれば、請求書の作成だけを自動化すればよいのか、見積もりや入金管理まで含めるべきかが見えてきます。
対策としては、「今いちばん困っている業務」と「それによって起きている損失」を、一枚のメモにまとめてみてください。 金額や時間まで書けると、なお良いでしょう。完璧な資料である必要はありません。手書きのメモでも、開発の相談ではよい出発点になります。
原因2：現場の業務フローが社内で共有されていない
二つ目の原因は、業務の進め方が人によって違っていたり、担当者の頭の中にしかなかったりするケースです。Excelで管理している表が、実は特定の人しか仕組みを理解していない、というのもよくあるパターンです。
このような状態でシステム化を進めると、「例外の処理はどうするのか」「この場合は誰が承認するのか」といった細かな決めごとが後から次々に出てきます。要件定義が終わらないのは、多くの場合、こうした例外が洗い出されていないためです。
対策としては、実際に業務を担当している人に「普段どおりの手順」を話してもらい、それを書き出すことをおすすめします。 特に「例外的に起きること」「困ったときにどうしているか」を聞いておくと、後の食い違いを減らせます。経営者だけで決めるのではなく、現場の声を拾う時間を確保することが大切です。
原因3：「全部入り」を目指して、優先順位が決まっていない
三つ目は、あれもこれも盛り込みたいという気持ちから、対象範囲がどんどん広がってしまうケースです。「どうせ作るなら全部ほしい」という考え方は自然ですが、対象が広すぎると、開発期間と費用が膨らみ、完成前に社内の熱が冷めてしまうこともあります。
また、「必須」と「あったら便利」が区別されていないと、開発の途中で仕様変更が繰り返されがちです。そのたびに見積もりや工程を組み直すことになり、プロジェクト全体が停滞します。
対策としては、要望ごとに「なくなると業務が止まるもの（必須）」「あると助かるもの（望ましい）」「将来の拡張として考えるもの（後回し）」の三つに分類してみてください。 まずは必須の部分だけを最初のリリースとして作り、使いながら次の機能を検討する進め方も、中小企業にとっては現実的な選択肢です。
要件定義を進めるための3つのステップ
ここまでの内容を、実践しやすい順番にまとめます。
- 課題の言語化：困っている業務と、それによる損失を一枚にまとめる
- 業務の見える化：現場の担当者と一緒に、普段の手順と例外を書き出す
- 優先順位づけ：要望を「必須・望ましい・後回し」に分けて、最初の範囲を決める
いきなり完璧な要件書を作る必要はありません。上の3つを社内で話し合うだけでも、発注先との打ち合わせの質はかなり変わります。
外部の力を借りるタイミングについて
社内だけで整理するのが難しいと感じたら、早い段階で外部の開発パートナーに相談するのも一つの方法です。要件定義の段階から一緒に業務を整理してくれる相手であれば、「何を作るか」が決まらないまま時間だけが過ぎる状態を避けやすくなります。
当社でも、システム化のご相談を受ける際には、まず現状の業務と困りごとを丁寧にうかがうところから始めています。「何から手をつければよいか分からない」という段階でも構いません。実際の事例については、業務システム開発の支援事例や現場向け日報・ナレッジ共有PWAの開発なども参考にご覧いただけます。
要件定義がなかなか前に進まず、どこから整理すればよいか迷っている場合は、LINEでお気軽にご相談ください。
